Exposants - Protocole
Protocole d’entente
1. Si l’exposant décide de retirer sa participation avant le 1er mai 2018, la FHQ se réserve le droit de retenir 50 % du versement fait, au moment de l’annulation.
2. En cas d’absence sans préavis de l’exposant à 10 heures du jour de l’ouverture, le contrat est automatiquement résilié et il n’y a pas de remboursement.
3. Toute sous-location en tout ou en partie est interdite (un organisme par table d'exposant), sauf pour les autorisations qui ont été permises par la FHQ, moyennant un tarif supérieur.
4. Vous devez réserver et avoir payé votre emplacement d'ici au 1er mai 2018 (par chèque, carte VISA ou MasterCard). Aucune réservation de table ne sera prise sur place. Les premiers arrivés seront les premiers servis. Cependant si vous désirez que le nom de votre organisme paraisse dans le cahier des congressistes, il faudra avoir fait votre réservation et votre paiement avant le vendredi 13 avril 2018.
5. La Fédération Histoire Québec détermine la disposition des emplacements ainsi que le nombre d’exposants.
6. L’exposant s’engage à assurer une présence constante à son kiosque durant les heures d’ouverture du salon. La Fédération Histoire Québec n’est pas responsable des bris, vols et autres méfaits touchant les marchandises des exposants.
7. L’exposant est entièrement responsable des dommages qu’il pourrait causer.
8. L’exposant s’engage à se conformer aux règlements de l’hôtel Gouverneur, notamment les suivants :
• tous les appareils, fils et raccordements électriques doivent être conformes au Code de l’électricité du Québec et au Code canadien de l’électricité;
• les allées doivent autant que possible être dégagées pendant le montage et le démontage.
• l’exposant ne doit pas empiéter sur les allées et il doit s’en tenir à l’espace qui lui est attribué;
• il est interdit d’installer des rideaux ou autre matériel décoratif qui ne sont pas conformes aux normes de protection contre les incendies;
• il est strictement interdit d’afficher et/ou de fixer quoi que ce soit aux murs (avec des clous, du ruban adhésif ou autre aux plafonds des salons, des salles ou ailleurs dans l’hôtel sans l’autorisation écrite de la direction.
9. L’exposant qui ne respecte pas les conditions du présent contrat pourra être invité à quitter les lieux.